İlk iş günü ve oryantasyon

İster beyaz ister mavi yaka olsun bütün personellerin işe girişte getirmeleri gereken evrakları kontrol ettikten sonra bir soru soruyorum. "Daha önce hiç oryantasyon eğitimi, aldın mı?" Maalesef cevaplar çoğunlukla “hayır” oluyor. Hem işletmeler hem de çalışanlar için bu kadar önemli ve olumlu anlamda geri bildirimi yüksek olan bir programın uygulanmamasını büyük bir kayıp olarak görüyorum. Genellikle personeller firmadan ayrılmaya veya uzun soluklu çalışırım demeye ilk iş günü karar verir ve bu durum kısmen firmanın yeni işe alınan personele uyguladığı oryantasyon programına bağlı olarak gelişir. Örneğin işe yeni başlayan bir personeli düşünelim ilk iş gününde sancılı, stresli ve kendini yabancı hissederek işe yaramadığını düşünerek geçirip firmadan soğuyabileceği gibi firma hakkında pek çok bilgi edinerek, keyifli ve çabuk adapte olup kendini firmanın bir parçası olarak kabul ettiği bir gün olarak da geçirebilir. Bu iki durum arasındaki fark personelin ilk iş gününü nasıl geçirdiğine göre değişiklik gösterir. Ve bu değişiklik firmalardaki yeni personellere uygulanan oryantasyon programının insan kaynakları profesyoneli tarafından nasıl uyguladığına bağlıdır. İnsan kaynakları biriminin en önemli görevlerinden biri olan oryantasyon nedir, neden uygulanması gereklidir, faydaları nelerdir uygulanmazsa zararları nelerdir ve nasıl uygulanır hepsini anlatayım. Kelime anlamı ‘’yönlendirme’’ ve ‘’kılavuzluk etme’’ olan oryantasyon kavramı bir ortama alışmayı kolaylaştıran uygulamalar ve yöntemler bütünüdür. Yani işe yeni başlayacak bir personele işyeri hakkında verilecek bilgilerin yanında yapacağı işin gerekliliği olan bilgiyi edinmesi, kendisinden ne istendiğini bilmesi, ne gibi durumlarda ne tip davranışlar sergilemesi ve kısa sürede işletmeye uyum sağlaması kavramlarını içerir. Oryantasyon sadece işe girişte verilmesi gereken bir uygulama değil sonrasında personele aktarılan bilgilere uyup uymadığını denetlemek, sorular sorarak, aklına takılan durumları aydınlatmak varsa hatalarını düzeltmeyi gerektiren bir süreç olarak devam eder. Kapsamı, amacı, içerikleri ve süresine göre işletmeden işletmeye farklılık gösterebilir. Daha önce oryantasyon programı hiç kurulmamış bir firma düşünelim. İk profesyoneli oryantasyon programına öncelikle ‘’oryantasyon prosedürü’’ hazırlayarak başlar. Prosedürün içerisinde oryantasyonun amacını, kapsamını, ve uygulanması gereken yol ve yöntemlerin tümünü belirtir. Bu uygulamalardan ilki oryantasyon eğitimidir. Oryantasyon eğitiminde ik profesyoneli öncelikle kurum hakkında ayrıntılı bilgiler verir. İşletmenin tarihçesi, marka değeri, vizyonu, misyonu, kalite politikası, kurum kültürü, organizasyon yapısı, bölümleri, üretilen mal ve hizmetleri, üretim süreci hakkında işletme tanıtımı yapar. İkinci aşamada firmada uyması gereken işletme talimatları, genel kurallar, politikalar, iş sağlığı ve güvenliği uygulamaları ve disiplin yönetmeliği hakkında bilgilendirme yapar. Üçüncü aşamada işveren ve personelin yasal hak ve yükümlülüklerini içeren kanun maddelerini; sigorta, deneme süresi, çalışma gün ve saatleri, ücret ödeme şekli, ödeme günleri, fazla mesai, resmi tatil ve izinleri, özlük hakları, servis yemek uygulamaları, nakil, harcırah, performans değerlendirme sonucunda uygulanan zam prosedürü ve sosyal haklar gibi konuları aktarır ve son olarak çalışacağı bölüm hakkında bilgi verip görev tanımını anlatarak kendisinden istenen günlük, haftalık, aylık, yıllık hedefleri tebliğ ederek birimine yerleştirir. Bu konular daha da ayrıntılı ve geniş kapsamlı olabilir önemli olan bu konuları maddeler halinde yazıp checklist seklinde bir oryantasyon formunun oluşturulması ve anlattıkça işaretlenmesidir. En altına personelin tüm bilgileri öğrendiğine ve ik profesyonelinin de da tüm konuları eksiksiz bir şekilde personele tebliğ ettiğine dair imzasının alınmasıyla oryantasyon eğitimi tamamlanmış olur. Mesela ben verdiğim eğitimden sonra beni ne kadar iyi dinlediğini ve neleri öğrendiğini anlamam adına anlattığım konu ile alakalı test yapar yanlış cevapladığı sorulara beraber bakarak tekrar anlatır ve testin sonunda da oryantasyon eğitimini başarı ile tamamlamıştır sertifikası düzenlerim. Bu eğitimi kimi firmalar daha önceden videoya aldıkları oryantasyon eğitim cd’leri ile kimi firmalarda el kitapçığı şeklinde personele tebliğ edebilir ancak benim tercihim yeni başlayacak yönetici, müdür, idari personel, part-time çalışacak eleman-stajyer veya vasıfsız bir işçi dahi olsa birebir tüm konuların anlatılmasıdır. Personel ayırt etmeksizin ilk günden kurumun çalışana verdiği değeri hissettirmek, kendisinin de kurumun artık bir parçası olduğunu bildirmek sadakatin oluşturulması ve işletmeye hızlı bir şekilde uyum sağlamasına katkıda bulunmak açısından birebir eğitim verilmesi uygundur. Oryantasyon eğitimi sayesinde kurumdaki turn-over (personel devir hızı) ile sirkülasyon en az seviyeye indirilebilir. Bunun yanı sıra çalışanların kendilerini kuruma bağlı hissetmelerinin ve aidiyetin önü açılır. Personelin deneme yanılma yoluyla öğrenmeleri engellendiğinden kuralların bozulmasının ve mevcut düzenin alt üst edilmesinin önüne geçilir ayrıca iş görenin ne iş yapacağını bildiği için iş verimliliği artar ve yeni başlayan bir personel çok hızlı bir şekilde firmaya adapte olur. Oryantasyonun olmaması halinde ise yeni başlayan personel ilk gün tabiri caizse elini kolunu nereye koyacağını şaşırır kendini değersiz görebilir şirkete önyargılı yaklaşabilir işinde eksik ve hatalar yaptığı için özgüven kaybı oluşur ben yasak olduğunu nerden bileyim diyeceği pek çok kuralı ihlal edebilir kurum sadakati ve aidiyet duygusu eksik çalışır ve işten ayrılır ayrıldığında firmayı çevresine kötüleyebilir böylece firmanın hem kötü imajı hem de turn-over (personel devir hızı) yükselmiş olur. Sonuç olarak nasıl ki aday bir personel iş görüşmesinde ilk izleniminin uygunluğu sonucunda işe alınıyorsa firmalar da ilk izlenimlerini personelin kalıcı olması ve tutundurulması açısından doğru yansıtmak zorundadır. İlk izlenimin oluşmasındaki ilk adım olan oryantasyon programı ne kadar sağlıklı ve eksiksiz şekilde ve personel ayırt etmeksizin uygulanırsa meyveleri hem orta hem de uzun vadede alınacaktır. İk profesyoneli aldığı eleman vasıfsız bir işçi dahi olsa oryantasyon eğitimini verirken işçinin yapacağı hiçbir işi basit görmeyerek ve Martin Luther King’in şu sözünü hissettirerek o işi anlatmalıdır. ‘Eğer sizden sokakları süpürmeniz istenirse, Michelangelo’nun resim yaptığı, Beethoven’in beste yaptığı veya Shakespeare’in şiir yazdığı gibi süpürün. O kadar güzel süpürün ki gökteki ve yerdeki herkes durup ’Burada işini çok iyi yapan, dünyanın en iyi çöpçüsü yaşıyormuş’ desin…”